直接回答：外地公司在深圳设分公司，先以总公司当前有效登记信息为基准，核对完整名称、统一社会信用代码、经营范围、法定代表人及近期变更，再决定深圳分公司名称、拟经营项目、负责人和经营场所。申请分支机构设立登记应提交一般设立材料及负责人的任职文件和身份证明。具体电子数据调用与纸质件要求，要按深圳现行办事指南和申报系统执行，不能只凭一份旧营业执照安排全部填写。
总公司信息应采用现行版本
《中华人民共和国公司法》第十三条规定公司可以设立分公司，分公司不具有法人资格，其民事责任由公司承担。分公司是总公司的分支机构，因此深圳申请中的隶属企业信息要与总公司现行登记一致。总公司刚办理名称、住所、法定代表人或经营范围变更时，应先确认变更已完成并获取对应资料，避免申请表和附件出现两个版本。
企业名称实施办法第十三条要求分支机构名称冠以其所从属企业的名称，缀以“分公司”等字词，并按规则标明行业和所在地。名称看似只是展示文字，实际会影响申请材料、印章和日后对外签约。内部简称和品牌名不能代替总公司登记名称。
总公司经营范围与深圳计划互相核对
列出分公司准备在深圳开展的具体活动，逐项与总公司经营范围比较，并识别许可及场所要求。分公司拟经营项目若与总公司现有项目不衔接，先核实是否需要由总公司调整登记及许可，而不是直接把项目写进深圳申请。不同业务适用的行业准入可能要求分支机构另外取得许可，不能以总公司在外地的证照当然覆盖深圳场所。
总公司的章程、内部授权制度与负责人任职安排也应一致。总部决定设立分支机构后，明确谁签署申请、谁任负责人、谁管理印章及合同权限。授权文件属于内部控制与办理资料的一部分，不能把负责人身份证明当成完整授权链。
深圳场所是独立核对项
《中华人民共和国市场主体登记管理条例实施细则》第二十五条规定设立登记的一般材料包括申请书、申请人主体资格文件、经营场所相关文件等；第三十条规定分支机构设立还应提交负责人任职文件和自然人身份证明。市场主体登记管理条例实施细则第二十一条还规定，设立分支机构应在决定作出之日起三十日内向分支机构所在地登记机关申请。企业要区分法定材料、办理系统可共享的数据和内部留存的辅助文件。
深圳场地资料应反映真实使用关系、准确房号和联系人。仅有总公司在外地的住所文件，不能说明深圳分公司的经营场所；如拟开展的业务另有场地审批，应单独核查。分公司登记完成后，合同抬头、收件、许可申请和负责人权限仍需与登记信息保持一致。
提交前按两地信息对表
- 查总公司最新登记状态、名称、代码和法定代表人。
- 核对名称变更、经营范围变更是否已办结。
- 确定深圳分公司名称、负责人及任职文件。
- 逐项比对拟经营活动、总公司范围和许可要求。
- 准备深圳经营场所的真实使用文件及完整地址。
- 按现行申报清单提交，并留存最终签署版本。
准备办理深圳分支机构登记时，可参照深圳公司注册服务说明整理基础信息，具体材料及数据共享方式以受理页面为准。
常见问题
总公司在外地，必须先在深圳注册一家子公司吗？
不必然。公司法允许公司设分公司；选分公司还是子公司另涉及责任和治理安排，不能把设立地域当作唯一判断条件。
总公司刚更名，深圳分公司能沿用旧名称申请吗？
应以已完成登记的现行名称核对分支机构名称和申请资料。若两地系统信息尚未衔接，先核实状态并按受理机关提示处理。
负责人一定要是总公司的法定代表人吗？
没有这种一律要求。分支机构有自己的负责人登记事项，设立申请须提交负责人的任职文件和身份证明，权限应与内部授权一致。
登记完成后也要保持同步
总公司后续登记事项变化涉及分支机构登记事项的，实施细则第三十一条规定应在总公司变更登记之日起三十日内申请分支机构变更登记。内部可设置通知机制，由总部把相关变更结果及时交给深圳经办人。否则两地各自持有不同版本材料，后续许可、银行和合同更新容易遗漏。
资料参考
政策和办理口径可能调整，提交前请以主管部门最新公开要求为准。