直接回答：员工报销要证明公司确实发生了相应业务，票据的开具内容和购买方与交易相符，金额经过审核，并能对应员工先行付款及公司之后的报销。常见退回原因包括发票抬头或项目有误、同一电子票据重复提交、缺少行程或采购用途说明、只有个人支付截图、发票金额与申请金额对不上。退回是要求补充或更正事实资料，不等于每项支出都必须套用同一种内部报销单。
一张发票和一张付款截图各能证明什么
发票是外部凭证，反映开具方记载的交易信息；付款截图显示某笔资金经由谁的账户支付。出差住宿、办公用品采购、线上服务订阅等场景，还需要能指向公司业务的出差安排、订单、服务协议、验收或使用记录。员工私人购物恰好取得一张公司抬头发票，不能据此认定公司成本；真实业务中个人代付，则应保存代付与公司报销的对应关系。
《中华人民共和国会计法》第十四条规定原始凭证不真实、不合法时有权拒收，记载不准确、不完整的应退回更正、补充；记账凭证依据审核后的原始凭证和有关资料编制。票据金额有错误，应由出具单位重开，不能让员工自行修改图片、手写金额后作为原件。
税前扣除不能按“有报销单”一刀切
《企业所得税税前扣除凭证管理办法》第八条将凭证分为内部和外部，第九条对境内增值税应税项目按交易对方身份规定了不同凭证要求。向已办理税务登记的供应商购买应税项目，通常以发票作为税前扣除凭证。对依法无需办理税务登记的单位或从事小额零星经营业务的个人，规定在一定条件下允许税务机关代开发票，或者收款凭证及内部凭证；收款凭证还须载明法定相关信息。不能把这种特定例外扩大成“所有小额支出都不要发票”。
第七条要求合同协议、支出依据、付款凭证等留存备查；第十二、十三条规定不合规发票不得作为税前扣除凭证，真实发生的支出应按规定在汇算清缴期结束前要求对方补开、换开。即使公司先根据事实确认应付员工款项，也应另行核对税前扣除所需凭证，避免把会计入账和所得税扣除混为一谈。
报销前可以按业务包整理
- 员工写明经办事项、发生时间、地点、业务对象及公司用途。
- 按交易附发票或其他适用的外部凭证，核对开具方、购买方、项目与金额。
- 附订单、合同、行程、验收或交付记录，说明业务确已发生。
- 保存员工实际付款证明，并核对是否由公司账户或其他同事重复付款。
- 由授权人员按公司制度审批，财务记录应报金额、已付金额和对应凭证编号。
这些资料可按月与深圳代理记账服务说明要求的单据交接配合，避免业务负责人只转发发票图片而丢失原电子文件及用途记录。
发现缺件时分清能补与不能补
出差任务或验收记录遗漏，可找实际经办人补充真实说明；供应商票面填写错误，应联系原开具方按票种规则处理。支付记录缺失，可从原支付渠道查找，不应让员工事后制作虚假截图。对原本应取得发票却确实无法补开的特殊情形，税前扣除凭证办法第十四条有严格的原因证明、合同和非现金付款凭证等要求，不能仅凭“商家不愿意开”套用。
常见问题
电子发票打印后就能放心把电子文件删掉吗？
不能。财政部与国家档案局通知明确，使用电子会计凭证纸质打印件报销入账归档的，必须同时保存对应电子会计凭证。
员工买办公用品只交微信付款截图可以吗？
截图仅能辅助说明支付。应核对采购事实，并按供应商及交易性质取得相应外部凭证。
发票开给员工个人还能直接报公司费用吗？
先核实真实购买方及票据是否符合规定，必要时联系开具方更正。不能单靠内部报销单改变发票记载的购买方。
费用真实但票据缺失，会计可以不管这笔钱吗？
不能为追求账面整齐忽略实际资金往来。应如实记录并追补资料；能否税前扣除须依相应凭证规则另行判断。
资料参考
政策和办理口径可能调整，提交前请以主管部门最新公开要求为准。